Cómo gestionar voluntariado y empleo en una misma organización sin duplicar trabajo

Cómo gestionar voluntariado y personal contratado en una misma ONG sin duplicar trabajo: marco legal, diferencias clave y un método en 6 pasos.

Por Erisbel

13 de octubre de 2026 Actualizado el 15 de octubre de 2026

4 min de lectura

Gestionar una entidad mixta, con personas contratadas y voluntarias, significa administrar dos vínculos jurídicos distintos: el laboral, regulado por el Estatuto de los Trabajadores, y el de voluntariado, regulado por la Ley 45/2015. Para no duplicar trabajo hay que separar lo que la ley obliga a separar y unificar todo lo demás: datos, procesos y calendario.

En España, 4,4 millones de personas (el 10,5% de la población mayor de 14 años) hicieron voluntariado en 2025, y el Tercer Sector de Acción Social moviliza a más de 2 millones de personas entre voluntariado y empleo. Las entidades 100% voluntarias o 100% profesionales son minoría: lo habitual es el equipo mixto. Y con el equipo mixto llega un problema de gestión conocido, hacer dos veces el mismo trabajo (altas, formaciones, turnos, comunicaciones) porque cada colectivo se gestiona en un sistema distinto.

Qué diferencia legalmente a una persona voluntaria de una contratada

Antes de unificar procesos conviene tener claro lo que no se puede mezclar:

	Persona contratada	Persona voluntaria
Marco jurídico	Estatuto de los Trabajadores y convenio colectivo	Ley 45/2015, de 14 de octubre, de Voluntariado (y leyes autonómicas)
Documento que formaliza	Contrato de trabajo	Acuerdo de incorporación (art. 12, obligatorio y por escrito)
Contraprestación	Salario y cotización a la Seguridad Social	Ninguna; solo reembolso de gastos ocasionados por la actividad (art. 3)
Cobertura obligatoria	Seguridad Social	Seguro de voluntariado (cobertura de riesgos derivados de la actividad voluntaria y responsabilidad civil frente a terceros), a cargo de la entidad (Art. 14 Ley 45/2015, de 14 de octubre)
Jornada y control horario	Jornada pactada con registro horario obligatorio	Disponibilidad acordada, modificable por la persona voluntaria
Fin de la relación	Extinción conforme a la normativa laboral	Desvinculación libre en cualquier momento

A esta tabla se suma un requisito común a los dos vínculos: quienes realicen actividades con personas menores, contratadas o voluntarias, deben acreditar la certificación negativa del Registro Central de Delincuentes Sexuales.

La línea roja: el voluntariado no puede sustituir empleo

La Ley 45/2015 es explícita: la acción voluntaria no puede sustituir al trabajo retribuido ni ser causa de extinción de contratos laborales. Si una persona voluntaria realiza de forma estable las tareas de un puesto de trabajo, con horario impuesto y bajo dirección de la entidad, la Inspección de Trabajo puede calificar la relación como laboral encubierta, con altas retroactivas, cotizaciones y sanciones.

De la misma ley salen dos reglas prácticas. Una persona contratada solo puede ser además voluntaria de su entidad fuera de su jornada laboral y en actividades distintas de las de su puesto. Y las tareas de cada colectivo, el contratado y el voluntario, deben estar descritas y diferenciadas por escrito. Ese mapa de funciones es la evidencia que protege a la entidad ante cualquier revisión.

El método: un solo sistema de personas, dos expedientes distintos

La duplicación de trabajo casi nunca nace de la ley. Nace de gestionar cada colectivo en herramientas separadas: una hoja de cálculo para voluntariado, otra para nóminas, carpetas paralelas, dobles calendarios. El principio contrario es una sola base de datos de personas, con expedientes diferenciados por vínculo. En 6 pasos:

Unifica el registro de personas. Un único repositorio con los datos comunes (identidad, contacto, formación, disponibilidad) y campos específicos por vínculo: contrato y convenio para plantilla; acuerdo de incorporación, seguro y programa para voluntariado. El RGPD se aplica a ambos: base jurídica y plazos de conservación definidos para cada tratamiento.
Estandariza el alta con 2 itinerarios. Mismo flujo de incorporación (datos, documentación, acogida) con una bifurcación: firma de contrato o firma del acuerdo de incorporación, que debe recoger funciones, horario, formación y causas de desvinculación. Trabaja con plantillas cerradas, para no redactar ningún documento desde cero.
Dibuja el mapa de funciones. Lista las tareas de la entidad y asigna cada una a un perfil: exclusiva de plantilla, exclusiva de voluntariado o compartida con supervisión profesional. Es el paso que evita la línea roja del apartado anterior y elimina las conversaciones recurrentes sobre «a quién le toca esto».
Forma una vez, no dos. Diseña la formación de acogida con un tronco común (misión, protocolos, protección de datos, prevención) y módulos específicos por vínculo. La sesión que hoy repites en dos versiones pasa a ser una sola, con anexos.
Un solo calendario de actividad. Turnos, actividades y ausencias de todo el equipo en la misma vista, con etiquetas por vínculo. La coordinación entre plantilla y voluntariado suele fallar cuando la información está repartida en dos canales.
Registra las horas de voluntariado como dato de gestión. Las horas voluntarias documentadas alimentan la memoria de actividades, acreditan la dimensión social de la entidad ante financiadores y, en las convocatorias que lo admiten, sirven para valorizar la aportación del voluntariado. Sin ese registro, las horas no se pueden justificar.

Qué gana la entidad cuando deja de duplicar

En una organización social el tiempo de gestión escasea. Cada proceso duplicado (dos altas, dos listados, dos comunicaciones) resta horas a la atención directa y multiplica los errores de datos: personas que constan dos veces, seguros sin actualizar, certificados caducados. Unificar el sistema de personas devuelve horas al equipo y mejora la calidad del dato con el que la entidad rinde cuentas, porque memorias, justificaciones y auditorías salen del mismo registro y no de reconstrucciones de última hora.

Empieza por el paso 1: esta semana, reúne en un único listado a todas las personas de la entidad con tres columnas, el vínculo, el documento que lo formaliza y la fecha de caducidad cuando la haya (seguro, certificado, contrato temporal). Ese inventario lleva una tarde y suele destapar los primeros huecos. A partir de ahí ya tienes empezado el sistema único.

Preguntas frecuentes sobre voluntariado y empleo en ONG

¿Puede una persona voluntaria recibir dinero de la entidad?

No como contraprestación: el voluntariado es por definición gratuito (artículo 3 de la Ley 45/2015). Sí puede recibir el reembolso de los gastos que le ocasione la actividad (desplazamientos, manutención) siempre que estén documentados y previstos en el acuerdo de incorporación.

¿Puede un trabajador de la ONG ser también voluntario en ella?

Sí, con dos condiciones: que el voluntariado se realice fuera de su jornada laboral y en actividades distintas de las de su puesto de trabajo. Sin esas dos separaciones, las horas «voluntarias» pueden computar como trabajo efectivo.

¿Qué documentos son obligatorios para incorporar a una persona voluntaria?

El acuerdo de incorporación por escrito (artículo 12 de la Ley 45/2015), que recoge funciones, duración, horario, formación y causas de desvinculación, y la suscripción de un seguro de accidentes y enfermedad a cargo de la entidad. Si la actividad implica contacto habitual con menores, además, la certificación negativa del Registro Central de Delincuentes Sexuales.

¿Cuántas personas hacen voluntariado en España?

Según la Plataforma del Voluntariado de España, en 2025 hizo voluntariado el 10,5% de la población mayor de 14 años, unos 4,4 millones de personas; el 58,4% son mujeres y el voluntariado social es el ámbito principal (56,7%).

¿Qué pasa si un voluntario realiza tareas propias de un puesto de trabajo?

La entidad se expone a que la relación se califique como laboral encubierta, con alta retroactiva en la Seguridad Social, abono de cotizaciones y posibles sanciones. La ley prohíbe expresamente que el voluntariado sustituya al trabajo retribuido.